SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la responsabilité du directeur général de la fabrique et la supervision de la secrétaire de direction, la personne titulaire du poste s’assure d’un accueil chaleureux et courtois des visiteurs et d’une réponse professionnelle aux appels téléphoniques. Elle voit au bon fonctionnement de ses outils de travail et collabore au soutien administratif.
DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS
Plus précisément, la personne titulaire du poste de commis réceptionniste est appelée à :
- S’assurer de l’accueil courtois des visiteurs (paroissiens, fournisseurs ou autres), de s’informer du but de leur visite, de les renseigner dans les limites de ses responsabilités et au besoin, de les référer
- Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer, au besoin, noter les messages et les transmettre au destinataire
- Prendre régulièrement les messages laissés dans les boîtes vocales et retourner les appels dans un délai de moins de 2 heures
- Répondre aux diverses demandes de renseignement. Fournir les informations utiles selon les situations (famille en deuil, demande de baptême, activités de la communauté, etc.)
- Participer ou réaliser certaines tâches administratives telles que : le tri du courrier, le classement (papier ou électronique), la reprographie de documents, etc.
- En support à la secrétaire de direction et sous sa supervision, collaborer à la tenue des registres (sacrements, funérailles, cimetière, etc.), ainsi qu’à la réception, à la préparation et à l’envoi de lettres, de courriels ou autres documents
- Collaborer avec l’équipe pastorale à la réception, la préparation et le transfert de matériel, communications téléphoniques, inscriptions aux divers sacrements, etc.
- À la demande de la secrétaire de direction, faire visiter les salles pour la location
- Sous la supervision de la secrétaire de direction participer à toutes tâches administratives relativement simples
- Accomplir toutes autres tâches connexes en lien avec le poste de commis réceptionniste.
COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES
- Détenir un DEP (Diplôme Études Professionnelles) ou un AEP (Attestation Études Professionnelles) ou un ASP (Attestation de Spécialisation Professionnelle) en secrétariat ou en bureautique et une expérience d’au moins 1 an dans un poste similaire. Connaissance ou expérience du domaine des Fabriques serait un atout.
- Bonne maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
- Bonne maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Powerpoint)
- Aptitude à travailler en équipe, capacité d’autonomie, de minutie, de courtoisie, d’éthique, de grande discrétion et habilités dans les relations interpersonnelles.
CONDITIONS DE L’EMPLOI
- Lieux habituels de travail : paroisses St-Pascal ou St-Fidèle (en matinée dans une paroisse ou en après-midi dans l’autre)
- Poste 5 jours / semaine, horaire de 15 heures de jour
- Déplacement occasionnel d’une paroisse à l’autre
Date prévue d’entrée en fonction : Novembre 2018
Personne à contacter : Robert C. Quirion, dir. des opérations
Moyens de communication : En personne; 3055, 2e avenue Québec, Qc G1L 3G1, sur rendez-vous.
Par courriel; robertc.quirion@limoilou.ca
Important : Seules les candidatures reçues avant le 26 octobre accompagnées d’un CV et d’une lettre de présentation seront acceptées.
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