Sous la responsabilité de la directrice générale de la fabrique, la personne titulaire du poste voit au bon fonctionnement de toutes les activités de secrétariat et ce, pour l’ensemble de la fabrique. Elle assiste le curé responsable ainsi que la directrice générale de la fabrique et le directeur des activités philanthropiques au niveau de la bureautique, de la logistique, du suivi des agendas, de l’organisation d’activités et de l’accueil des paroissiens et fournisseurs. Elle donne son appui à la préparation, l’organisation et au fonctionnement des rencontres (assemblée de fabrique ou comités).
DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS
Plus précisément, la personne titulaire du poste de secrétaire de direction est appelée à :
- Effectuer la production et la mise en page de différents documents (dont certains à caractère hautement confidentiels): feuillet paroissial (valider que son contenu est complet et à jour), lettres, listes, rapports, contrats, offres de service, présentations et selon le cas, en assure la distribution.
- Superviser le travail des commis-réceptionnistes (2), au besoin, leur distribuer des tâches et ce, afin d’assurer la bonne marche du secrétariat de la fabrique.
- Rédiger la correspondance, procéder à l’ouverture du courrier (papier et informatique) et d’en assurer sa distribution.
- Effectuer un suivi sur des dossiers spécifiques (fabrique, philanthropique, paroissiens et fournisseurs).
- Organiser et préparer les réunions de l’Assemblée de fabrique ou de comités ad hoc : rédiger et envoyer la convocation, préparer et distribuer la documentation nécessaire ainsi qu’assister à ces réunions et en rédiger les procès-verbaux.
- Assurer le suivi des agendas du curé, du directeur des activités philanthropiques et de la directrice générale.
- Tenir à jour les registres de la fabrique (sacrements, funérailles, cimetière, etc.) et voir à la gestion documentaire de l’ensemble de la fabrique.
- Accueillir les visiteurs et assurer la réception téléphonique durant les heures d’ouverture.
- Répondre aux diverses demandes de renseignements des employés, des fournisseurs ou des paroissiens.
- Appuyer le directeur des activités philanthropiques lors de campagnes de financement ou autres activités de levées de fonds (base de données, suivi de projet, etc.).
- Percevoir et inscrire aux registres les dons ou les messes (notations à inscrire lorsque chantées) ou les frais reliés aux différents sacrements.
- S’occuper de la location des salles de la fabrique, du suivi des disponibilités (agenda), du contrat (signature, renouvellement, etc.), la visite des salles (au besoin) et de la perception des frais de location.
- Tenir à jour l’agenda des activités, la liste des bénévoles et les services offerts par la fabrique.
- Accomplir toutes autres tâches connexes en lien avec la bonne marche des activités de secrétariat de la fabrique.
COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES
- Détenir un DEC en techniques bureautiques (en secrétariat) et une expérience 6 ans dont au moins 2 dans un poste de secrétaire de direction ou d’adjointe administrative.
- Très bonne maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Très bonne maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Powerpoint).
- Connaissance du programme PRODON serait un atout.
- Aptitude démontrée à travailler en équipe ainsi que sur un grand nombre de dossiers à la fois.
- Capacité démontrée de coordination, d’organisation, d’autonomie, de minutie, de courtoisie, d’éthique et de grande discrétion. Grandes habilités dans les relations interpersonnelles.
CONDITIONS DE L’EMPLOI
- Lieu principal de travail : paroisse St-Albert.
- Poste 5 jours / semaine, horaire de 35 heures.
- Horaire habituel de jour et occasionnellement de soir/week-end lors des rencontres de l’Assemblée de fabrique, activité de rayonnement et levée de fond.
- Déplacement occasionnel d’une paroisse à l’autre.
Date prévue d’entrée en fonction : Novembre 2018
Personne à contacter : Robert C. Quirion, dir. des opérations
Moyens de communication: En personne; 3055, 2e avenue Québec, Qc G1L 3G1, sur rendez-vous.
Par courriel; robertc.quirion@limoilou.ca
Important : Seules les candidatures reçues avant le 26 octobre accompagnées d’un CV et d’une lettre de présentation seront acceptées.
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